How to register and extend the registration in the List of Economic Entities

Do Zoznamu Úrad zapíše subjekty, ktoré predložia úplnú žiadosť a zároveň preukážu splnenie zákonných podmienok účasti osobného postavenia (t.j. bezúhonnosť, neexistencia nedoplatkov, oprávnenie dodávať tovar, uskutočňovať stavebné práce alebo poskytovať službu, či hospodársky subjekt nie je v reštrukturalizácii ani v likvidácii, nebol na jeho majetok vyhlásený konkurz a nemá uložený zákaz účasti vo verejnom obstarávaní).

Náležitosti žiadosti

Žiadosť o zápis musí obsahovať:

· obchodné meno alebo názov žiadateľa;

· adresu sídla, miesto podnikania, resp. adresu pobytu;

· predmet činnosti;

· právnu formu;

· identifikačné číslo organizácie, ak bolo pridelené;

· identifikačné údaje osoby, ktorá je štatutárnym orgánom alebo jeho členom, resp. prokuristom alebo členom dozorného orgánu;

· kontaktné údaje;

· identifikáciu zdravotných poisťovní, v ktorých je subjekt vedený ako platiteľ zdravotného poistenia;

· súhlas s registráciou na elektronickej platforme (informačného systému slúžiaceho na zabezpečenie zadávania a evidenciu zákaziek a s tým súvisiacich činností) a súhlas s jej obchodnými podmienkami, ak o túto registráciu má hospodársky subjekt záujem;

· dátum a kvalifikovaný elektronický podpis alebo vlastnoručný podpis osoby oprávnenej konať v mene hospodárskeho subjektu.

Náležitosti príloh

Prílohou žiadosti o zápis sú:

· čestné vyhlásenie, ktorým hospodársky subjekt potvrdzuje, že mu nebol uložený zákaz účasti vo verejnom obstarávaní (toto vyhlásenie v prípade elektronického podania nie je potrebné prikladať, nakoľko je obsiahnuté priamo vo formulári);

· údaje potrebné na vyžiadanie výpisu z registra trestov alebo výpis z registra trestov štatutárneho orgánu alebo jeho členov, členov dozorného orgánu a prokuristu, ak sú občanmi Slovenskej republiky (nie starší ako tri mesiace); alebo

· výpis z registra trestov zahraničných fyzických osôb (výpis z krajiny pôvodu, resp. krajiny obvyklého pobytu). Výpis musí byť opatrený úradným prekladom a pečiatkou prekladateľa. Originál výpisu alebo úradne osvedčená kópia nesmie byť staršia ako tri mesiace.

Žiadosť spolu s prílohami sa podáva listinne alebo elektronicky prostredníctvom ústredného portálu verejnej správy („ÚPVS“), resp. kombinovane. Elektronicky podaná žiadosť musí byť opatrená kvalifikovaným elektronickým podpisom.

Prílohy, ktoré v origináli neexistujú v elektronickej podobe, sa Úradu doručujú v listinnej podobe alebo elektronicky po vykonaní zaručenej konverzie dokumentu transformáciou do novovzniknutého elektronického dokumentu so zachovaním právnych účinkov pôvodného dokumentu a jeho použiteľnosti na právne úkony.

Podanie v praxi

Na účely odoslania, prijatia, potvrdenia odoslania a potvrdenia prijatia elektronického dokumentu podpísaného zaručeným elektronickým podpisom Úrad využíva portál slovensko.sk, pričom prihlásenie do schránky a využitie služieb ÚPVS si vyžaduje prihlásenie prostredníctvom e-ID karty.

Hospodársky subjekt ďalej preukazuje splnenie podmienok, že:

(i) nemá evidované nedoplatky na poistnom na sociálne poistenie a zdravotná poisťovňa voči nemu neeviduje pohľadávky po splatnosti;

(ii) nemá evidované daňové nedoplatky voči daňovému úradu a colnému úradu;

(iii) nebol na jeho majetok vyhlásený konkurz, nie je v reštrukturalizácii, nie je v likvidácii, ani nebolo proti nemu zastavené konkurzné konanie pre nedostatok majetku alebo zrušený konkurz pre nedostatok majetku;

(iv) je oprávnený dodávať tovar, uskutočňovať stavebné práce alebo poskytovať službu.

Poznámka: V dôsledku účinnosti zákona č. 177/2018 Z.z. o niektorých opatreniach na znižovanie administratívnej záťaže využívaním informačných systémov verejnej správy a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon proti byrokracii) je proces podania žiadosti po administratívnej stránke zjednodušený a vyššie uvedené podmienky (i) až (iv) nie je potrebné zdokladovať priložením (i) potvrdenia zdravotnej poisťovne a Sociálnej poisťovne; (ii) potvrdenia miestne príslušného daňového a colného úradu; (iii) potvrdenia príslušného súdu; (iv) dokladu o oprávnení dodávať tovar, uskutočňovať stavebné práce alebo poskytovať službu, ktorý zodpovedá predmetu zákazky, nakoľko Úrad, resp. verejný obstarávateľ je povinný a oprávnený si tieto údaje sám získať z dostupných zdrojov a databáz verejnej správy.

Praktické skúsenosti a najčastejšie nedostatky žiadosti

· Úrad vyzýva hospodárske subjekty na doplnenie alebo opravu nesprávnych údajov v žiadostiach, ktoré obsahujú formálne nedostatky, čo predlžuje proces zapisovania do Zoznamu. Najčastejšie nedostatky žiadostí o zápis alebo predĺženie zápisu do Zoznamu, na ktoré je potrebné si dať pozor, sú: nesprávne uvedené údaje – napr. obchodné meno alebo názov žiadateľa, predmety podnikania, IČO sa nezhoduje s údajmi uvedenými vo výpise z obchodného či živnostenského registra (resp. IČO úplne absentuje);

· chýbajúce meno, priezvisko a podpis štatutárneho orgánu alebo jeho členov hospodárskeho subjektu a odtlačok úradnej pečiatky, resp. nečitateľne vypísané meno;

· priložené výpisy z registra trestov sú staršie ako tri mesiace;

· predkladané fotokópie nie sú úradne osvedčené.

Užitočné informácie

Sídlo mimo SR: Ak hospodársky subjekt má sídlo, miesto podnikania alebo obvyklý pobyt mimo územia Slovenskej republiky a tento štát nevydáva niektoré z dokladov potrebných na preukázanie skutočností uvedených v bode (i)-(iv), možno ich nahradiť čestným vyhlásením podľa predpisov platných v danom štáte (ak právo toho štátu neupravuje inštitút čestného vyhlásenia, možno ho nahradiť vyhlásením urobeným pred súdom, správnym orgánom, notárom, inou odbornou alebo obchodnou inštitúciou podľa predpisov platných v tom štáte).

Rovnocenný zápis v rámci EÚ: Ak už hospodársky subjekt disponuje rovnocenným zápisom vydaným príslušným orgánom iného členského štátu Európskej únie (resp. štátu, ktorý je zmluvnou stranou Dohody o Európskom hospodárskom priestore), ktorým hospodársky subjekt preukazuje splnenie podmienok účasti vo verejnom obstarávaní, verejný obstarávateľ alebo obstarávateľ rovnocenný zápis uzná. V tom prípade je takýto zápis prílohou žiadosti o Zápis.

Správny poplatok: Spolu s podaním Žiadosti je potrebné uhradiť aj správny poplatok za tento úkon vo výške 66,- EUR, v prípade elektronickej formy podania žiadosti je poplatok vo výške 33,- EUR. Ak je elektronické podanie kombinované, a teda sa niektoré z príloh doručujú Úradu v listinnej podobe, znížená sadzba správneho poplatku sa neuplatňuje.

Správny poplatok možno uhradiť viacerými spôsobmi:

1. prostredníctvom Potvrdenia o úhrade správneho poplatku (eKolok), zakúpeného na pobočke Slovenskej pošty, a. s.;

2. prostredníctvom integrovaného samoobslužného miesta (kiosku);

3. prostredníctvom webovej aplikácie eKolok;

4. prostredníctvom mobilnej aplikácie;

5. prevodom na účet;

6. poštovou poukážkou.

Praktické urýchlenie podania

V záujme urýchlenia vybavenia žiadosti odporúčame uhradiť správny poplatok vopred a naskenované potvrdenie o úhrade správneho poplatku doložiť ako prílohu žiadosti (spôsobom uvedeným v bode 1-3 aj bez vopred vytvoreného platobného predpisu) – to platí najmä pri podaní žiadosti v listinnej forme. V opačnom prípade Úrad zašle žiadateľovi výzvu na úhradu správneho poplatku spolu s platobným predpisom.

Platnosť zápisu: Zápis do Zoznamu sa vykonáva s platnosťou na tri roky, pričom zápis je možné predĺžiť na základe žiadosti v lehote najskôr 60 dní pred uplynutím platnosti zápisu, najneskôr však 30 dní pred uplynutím platnosti zápisu v Zozname, a to prostredníctvom osobitného formulára s obdobnými náležitosťami ako v prípade prvozápisu.